Гоксун Тан(в центре) и её команда
Фактор успеха- мнение профессионала
Каждое утро понедельника, когда Гоксун Тан входит в свой проектный офис в здании 18 на территории складов в Гютерсло, ее взгляд в первую очередь падает на большую письменную доску на стене, что напротив ее стола. Через несколько минут доска будет заполнена длинным списком новых заданий, которые необходимо выполнить. «Я считаю, что это хорошо, что список дел буквально перед моим носом. Таким образом, я всегда могу проверить, что еще нужно сделать. Как ответственный руководитель проектов, я должна вести обзор, чтобы мы могли выполнить работу успешно и в согласованные сроки».
В данном случае международная компания в сфере индустрии развлечений наняла Arvato Supply Chain Solutions для доставки своей продукции в Европу. С этой целью в течение последних шести месяцев были внедрены соответствующие процессы в сфере ИТ, отчетности, транспорта, логистики и складирования, в некоторых случаях с нуля. «Особая проблема в этой работе - большое количество компонентов. Ассортимент продукции включает в себя около 10000 предметов, которые должны быть индивидуально зарегистрированы, храниться, обрабатываться и отправляться по всей Европе. Чтобы убедиться, что все это проходит гладко, смежные процессы, а некоторые из них довольно сложны, должны быть подробно скоординированы с заказчиком и внутри компании на ранней стадии и реализованы в точности», - объясняет Тан.
С начала 2018 года она возглавляет группу экспертов на площадке Гютерсло, которая была объединена специально для этой работы в соответствии с требованиями заказчика. «За пять лет работы над проектом я ни разу не видела такой же комбинации членов команды, работающих вместе над другим проектом», - говорит она. «Но это не вредит качеству работы; на самом деле, это приносит новые идеи и приводит к прогрессу». В своей работе она опирается на многие стандарты и инструменты, которые были разработаны для проектной работы только в последние годы. «Особенно в этой области мы добились большого прогресса по сравнению с предыдущими годами. В прошлом менеджеры по работе с клиентами обрабатывали свои проекты без какой-либо поддержки. Теперь мы можем создавать четкую схему и план любого проекта с помощью таких инструментов, как SharePoint и Jira. Все члены команды могут посмотреть информацию для себя и ознакомиться с работой. Это, естественно, огромная помощь, когда дело доходит до реализации работы, которая есть для нас у наших клиентов.
Период активности до запуска в работу
В последние месяцы Тан проводила более десятка встреч в день, чтобы рассмотреть процессы и ход работ с различными участниками своей команды. Во время этих встреч процессы были отрепетированы, протестированы, воссозданы и прошли полевые испытания. Каждый в команде делится опытом и техническими знаниями в определенных областях, что обеспечивает очень широкий спектр знаний и улучшает работу проекта. Более того, поскольку проект интегрирован в сеть Arvato, команда также получает значительную поддержку от этих связей. Например, коллеги во Франции помогают проектной группе обрабатывать возвраты; они регистрируются и собираются на месте, а затем передаются в Германию.
«В конечном счете, успешное выполнение работы - это всегда совместное усилие, в которое входят многие участники группы», - говорит Тан. Например, мы почти всегда работаем с IT, командой по внешнеэкономической деятельности, командой по организации перевозок, командой бизнес развития и отделом закупок. Без их поддержки было бы невозможно осуществить подобные проекты ».
В день запуска работы месяцы планирования и подготовки оправдывают себя. Первые заказы поступают, поставки начинаются, и запускаются ежедневные процессы. «Через несколько дней мы узнаем, как идут дела, и все ли процессы работают в соответствии с планом», - говорит Тан. Если все идет хорошо, начинается фаза сопровождения после ввода в работу и готовится окончательная передача менеджеру по работе с клиентами. Важная информация (например, KPI, SLA и т. д.), процессы и обязанности регистрируются в документе бизнес-процесса, а затем документ в конечном итоге передается ответственному менеджеру по работе с клиентами. И для Тан это обычно не легкий шаг: «Когда процесс передачи завершен, мне и большинству команды пора попрощаться. Это не весело, но такова реальность жизни менеджера проекта».
Основа – это интерес к другим культурам
С 2013 года Тан работала или управляла многими проектами в Европе, Северной Америке и Азии. До сих пор она никогда не высказывала сожалений. «Для меня нет ничего хуже, чем выполнять рутинную работу все время. Мне нравятся перемены и новые вещи. Арвато дает мне и то, и другое ». Однако требования к сотрудникам в управлении проектами высоки. Широкие технические и языковые навыки, готовность много путешествовать, высокая степень гибкости и большой интерес к другим культурам -это лишь некоторые из качеств, необходимых для управления международными проектами.
В то же время внутренние потребности в персонале растут из-за большого внешнего спроса. В результате Арвато посещает университеты, чтобы, например, нанять новых сотрудников для команды разработчиков решений в Дюрене, и эти новые работники отправляются на свои первые места назначения вскоре после приема на работу. «Мне здесь нравится: плоская иерархия, прямой личный обмен мнениями, помощь и внимательное отношение и очень неконфликтные и преданные коллеги - у нас есть хорошая основа для будущего», - говорит Тан, прежде чем повернуться к доске на стене, снова. Очень много дел ...
Гоксун Тан руководит международными проектами в Arvato с 2013 года. В настоящее время она работает со своей командой над внедрением услуг для клиента в сфере высоких технологий.